創業者必讀:打造企業合作文化的完整攻略

她認為,打造企業合作文化能够為公司發展奠定基礎,賦予員工權利,讓他們變得更有熱情,創造良性迴圈。文章中她介紹了如何有效地召開以文化建設為主題的會議,並列出了文化建設會議的關鍵步驟和思路,讓更多的創業者擁有一份打造企業合作文化的完整攻略。

創業者通常都是充滿動力、高績效的人,但如果在創業的過程中困在“自我”的概念裏,忘記投資覈心團隊有多麼重要的話,那麼公司最終將籠罩在個人崇拜的氛圍中。只圍繞一兩個鼓舞人心的個體運作會讓團隊的其他成員變得黯然失色,逐漸失去熱情,這就埋下企業失敗的種子。

本文的作者Claire Millard是一名領導力導師,幫助企業家把他們的個人成就變成企業的成功,並讓企業的每位員工都參與其中。她認為,打造企業合作文化能够為公司發展奠定基礎,賦予員工權利,讓他們變得更有熱情,創造良性迴圈。

文章中她介紹了如何有效地召開以文化建設為主題的會議,並列出了文化建設會議的關鍵步驟和思路,讓更多的創業者擁有一份打造企業合作文化的完整攻略。

對於創業者來說,找到時間與團隊一起專注思考企業文化可能是件棘手的事。投資者往往把賭注壓在騎師而非馬匹上,所以大多數情况下,他們最關心的是:作為企業家,你的可信度高嗎?是否有能力以及能不能振奮人心?這就很容易讓你在募集資金、發展企業時,更多想到和提到自己,而不是你擁有或希望擁有的團隊。

但當你在運營自己創立的企業時,之前讓你取得成功的因素可能成為絆腳石。如何把初創公司從“個人崇拜”提升至更高水准?

事實上,只要成立了團隊,工作文化就會開始成形,存在於日常用語、工作模式、辦公氛圍、開會時溝通的管道中,並且持續不斷地影響企業和團隊裏的每個人。

要想提高企業未來發展的競爭力,就需要打造强大的內部品牌和企業文化。文化主要由規則構成,有機地不斷發展。與團隊共同開展積極的企業文化會議可以讓每個員工都能融入企業文化,並且推動企業文化的發展。

下麵,我將介紹一些方法幫助大家更有效地召開以文化建設為主題的會議,以獲得整個團隊的理解與支持。

定義團隊“組織”

5到10人的團隊,可以選擇與整個團隊進行討論。但是,如果規模更大,這個方法可能不總是適用。可以採取主要負責人一起交流討論、個別相關團隊之間單獨溝通、每個團隊派代表討論協調等管道。

關鍵是要確保每個人,包括初級員工、管理人員、遠程工作者,在交流中都能有發言權。

指定引導者

想確保會議進展順利,需要指定一個引導者。

引導者的任務很艱巨,他們要控制討論的節奏,保證團隊能够按計畫行事、達成目標,他們還要記錄會議重點、確保傳達到位。

好的引導者必須對討論的話題保持中立態度。個人觀點非常强烈就會有意無意間產生偏見,很難確保公平地讓每個人表達自己的意見。

什麼樣的人才能成為會議的引導者呢?理想的情况是選擇團隊以外的人擔任,但也可在團隊內部選擇。引導者不一定要是老闆(很多情况下,讓老闆擔任引導者是一件很可怕的事),也不一定要是高層,但引導者要自信、表達清晰,並且能掌控會議節奏和氣氛。

文化建設會議的發佈和文宣

文化建設會議應該是十分有趣、充滿活力和創造力的。所以要提前發出邀請並告訴大家會議計畫,這樣才能真正激勵他們,讓他們在會議開始前就活躍起來。

比如,可以把下麵這些問題提前拋給大家,讓他們開始思考關於文化建設會議的問題。

▨什麼是企業文化建設會議?

▨我們為什麼要這樣做?

▨到底什麼是企業文化?

▨我可以提前準備些什麼?

同時,密切關注會議消息傳播後的進展情况也很重要。比如,當發現一些新成員對此次會議並不關心的時候,可以在相對隨意的環境中和他們聊聊是為什麼。如果是因為怕自己的意見“沒有分量”,則需要給他們充分的鼓勵,並且保證即使從“局外人”的角度提供獨特的觀點和意見也被歡迎。還可以將新成員的擔憂告知會議引導者,這樣他能讓這些同事充分融入整個會議。

會議伊始

首先會議引導者簡單介紹一下會議的目標和議程,會議議程應該貼在某個顯眼的位置供小組成員遵守。

會議引導者可以這樣開場:

“歡迎大家來到我們的企業文化建設會議!今天我們來到這裡,旨在討論我們公司所面臨的一些最重要的問題,希望能在大家的幫助下形成和發展我們想要的企業文化。每個人的觀點都很重要,所以我們要確保團隊裏的每一個人都有發言權,都能和大家分享自己想法和擔憂。接下來我們將會詳細討論三個關鍵性問題:

我們想要什麼樣的企業文化?

我們現在在這方面做得怎麼樣?

今天我們能採取什麼樣的行動來實現我們所渴望的企業文化?

這次會議的目的是要描繪一下我們在未來1年甚至5年的理想工作場景,同時我們公司的業務無疑是增長、變化的。我們正努力明確公司的定位,這樣我們才能確保公司的定位不會改變而且會繼續發展。而作為會議引導者,我的任務就是確保每個人都能表達自己的看法,都能聽到彼此的想法。我們希望能在會議結束前就一些問題達成共識,像我們可以採取哪些行動著手建立我們想要的企業文化,以及哪些想法能讓建設企業文化這項工作更上一層樓。”

如果順利,在這一環節,你的團隊會開始擺脫緊張的狀態,變得興奮起來。而進行一兩個破冰活動可以讓每個人都參與進來。我最喜歡的破冰活動是“甩包袱”——只需要給每個人發一兩張便利貼,讓他們寫下自己腦海裏隨意出現的東西:需要完成的項目、晚飯吃什麼、孩子做作業了嗎,等等。然後將這些便簽貼在門後,在離開時再帶走。這是在開重要會議前的一個很好的宣洩、放鬆的管道。

破冰活動可以讓引導者以外的人來主持進行,這樣也能讓更多人積極參與進來。

最後,作為開場的一部分,需要為這次會議製定一些基本規則。也可以詢問團隊成員:一個健康的會議應該有哪些原則?然後收集各種各樣的想法,例如:

▨歡迎每個人的意見——我們所有人都帶著好奇心真誠地提問,努力讓整個團隊參與到對話中。

▨如果需要休息——最好是站起來走走,而不是讓心離開會議。

▨在責備時,我們對事不對人。

▨每個人都加入討論,去聆聽和理解反對意見。

▨如果我們都認為某個話題在今天無法達成一致或取得進展,應將其擱置,清空大腦,然後進入下一個話題。擱置的事項隨後將由相關人員跟進。

▨我們的目標是創造行動,共同謀劃我們的下一步動作。

圍繞兩個問題的討論

問題一:我們想要什麼樣的企業文化?

這個問題沒有標準答案,希望每個人都能思考並分享他們的看法。面對面交流可以使用便利貼來協助,不同的團隊對此會有不同反應,囙此你需要為你的團隊量身定制。以下是一些可以開拓思路的問題:

▨在未來的這一年裏,你希望在週一上班時有什麼感覺?

▨當你在吃飯時被人問起你的工作環境,你希望自己用什麼詞語來形容?

▨想像一年後的自己。你和你的團隊如何設定目標?你是如何解决問題的?你怎麼知道自己做得好?當出現問題時會發生什麼?

可以給每個人一點安靜時間來思考,一般幾分鐘就可以。然後讓他們兩兩討論,再在小組內分享,或者直接跳到小組討論。

也可以採用輪流回答的管道,讓每個人快速回答。這種管道能够確保傳達每一個人的聲音,而不僅僅是那些聲音最大的人。

引導者要努力引出主題:例如,大家是否都贊同工作場所是能够自由提供和接收迴響的地方?大家是否都希望在這個環境中,每個人都能自由選擇項目,或是好好工作會得到公開認可?

通常,人們會用略微不同的詞表達相似的內容,而一個好的引導者會突出並捕捉這些共同的想法,或者提及其中一個成員分享的想法,說“所以,我認為你說的是……”然後進行總結,確認是否理解準確,並將其寫在共亯的公告欄上。然後讓其他人圍繞這個觀點,繼續探討。

這種做法為其他團隊成員創建了添加自己想法的空間,囙此公告欄上貼出的成果不是某一個團隊成員的產物,而是真正來自整個團隊的觀點。這種方法讓大家感到舒適、有合作,而不是力爭讓“自己的”觀點成為最終定音。

問題二:我們現在在這些方面做得怎麼樣?

在完成了第一個問題後你可以休息一下,告訴大家接下來是我們要一起解决的下一個問題。在這一環節,你將討論如何達成在問題一中所提到的企業文化。

引導者也可以在與小組分享之前,給大家一些時間思考,或者讓大家根據不同的理想標準來評估當前的水准,比如按照1分到5分來打分。如果平均值是4分到5分,說明你做得很好,但如果分數較低,那麼這可能是下一步要解决的問題之一。這時可以過一遍問題一中大家希望達成的企業文化清單,然後再對每一項的完成情况進行評分。

如何處理分歧

引導者需要處理會議上的某些分歧或衝突,這些分歧可能讓人不舒服,但卻很有必要及時處理。

比如,有人正在進行人身攻擊,引導者應當立即干預。提醒小組注意基本規則,並指出哪些是不適當的措辭。

發現有人開小會,引導者也要儘快封锁。因為開小會讓人分心,還會讓氣氛變得十分消極。你可以用一種相對輕鬆的管道去提醒,比如詢問那些開小會的人他們對討論主題的意見。

總的來說,團隊中出現一些分歧再正常不過了,這也不是什麼大問題。引導者可以試著將引起爭論的觀點重新表達,看看其他人是否能够理解他們的觀點(即便不同意)。有時候,識別並捕獲引起衝突的觀點,將其置於一旁稍後處理,是引導者所能做的最佳之事。要是引導者能讓所有切實的觀點都被尊重、被理解,那麼即便無法達成一致,也已經做得十分出色了。

就待辦事項達成一致

這一步至關重要,因為會議若演變成“閒聊”就難以促其進展,反而可能會更糟糕。你需要製定一些積極行動策略,以幫助公司文化朝著希望的方向前進。

會議可以將討論的重點放在一到兩個主要問題上,會議也可以將注意力轉向如何加强已經做得很出色的文化元素上。比如,如何讓企業中的這些重要特徵永不過時?

這裡有一些待辦事項的例子,你和你的團隊都應慎重考慮:

▨為新員工製定一個入職計畫,其中包含關於公司文化的資訊。

▨打造一個核心價值聲明。

▨創造一個員工獎勵和認可的內部流程,以為你渴望創造的文化提供支撐。

▨為團隊安排一個固定的時間,讓他們重新審視已達成一致的文化價值觀,並檢查進度。

每個待辦事項應當由一人負責,他來確保每項任務都順利完成。這個人可以給別人分配任務、創建工作團隊,或者自己去做,總之他有責任確保任務順利完成。

待辦事項清單應當包括所提及的任何特定需求。比如,如果一種大家認同的文化價值觀是員工想要繼續學習、快速發展,那麼就要為他們創造機會,讓他們能够捕手新項目、學習與他們專業相關的線上課程,或者與擁有他們想要學習的技能之人交友,這些都是有效的方法。

總結並跟進

會議應該盡可能給成員提問和表達的機會,如果在之前的會議中並未完全實現,那麼作為領導者或引導者,在會議做總結時,也可以留部分時間給想要表達觀點的成員。

此外,總結時一定要感謝每一位成員的貢獻,因為這次會議對團隊的某些成員來說可能是一次全新的經歷,可能會讓他們覺得有一些孤立無援。

在會議結束之後,也要儘快給與會者發送一份書面總結,囊括會議的主要內容,以及接下來要全身心投入去踐行的行動步驟,並且進行跟進。還可以在一兩個月後開展一項參與度調查,看看人們對於團隊製定的文化標準有何意見和建議。

創業是一次激動人心的經歷。如果你是一比特擁有初創公司或中型企業的新興領導者,那麼你擁有創造工作經驗的絕佳機會,可以幫助人們蓬勃發展。這可能會讓你覺得是一項重大的責任——你不僅要為經營企業、照顧團隊所需擔憂,還要確保工作環境能够吸引人、具有激勵性、鼓勵開放和合作。

但是,你並不是孤身一人。通過這種以文化為背景的會議,公開討論文化和環境等有助於團隊成長,你是在賦予他們自我控制的權利。

讓每個人都朝同一個方向努力,可以形成一個良性迴圈,當整個團隊都能推動你認同的文化價值觀時,你的責任就會開始提升。

本文標題: 創業者必讀:打造企業合作文化的完整攻略
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