公關人士在利用傳真對外通訊聯絡時，必須注意下述三個方面的禮儀問題。
第一，必須合法使用。國家規定：任何組織或個人在使用自備的傳真設備時，均須嚴格按照電信部門的有關要求，認真履行必要的使用的手續，否則即為非法之舉。
具體而言，安裝、使用傳真設備前，須經電信部門許可，並辦理相關的一切手續，不准私自安裝、使用傳真設備。
安裝、使用的傳真設備，必須配有電信部門正式頒發的批文和進網許可證。如欲安裝、使用自國外直接所帶入的傳真設備，必須首先前往國家所指定的部門進行登記和檢測，然後方可到電信部門辦理使用手續。使用自備的傳真設備期間，按照規定，每個月都必須到電信部門交納使用費用。
第二，必須得法使有。使用傳真設備通訊，必須在具體的操作上力求標準而規範。不然，也會令其效果受到一定程度的影響。本人或本組織所用的傳真機號碼，應被正確無誤地告之自己重要的交往對象。一般而言，在商用名片上，傳真號碼是必不可少的一項重要內容。對於主要交往對象的傳真號碼，必須認真地記好，為了保證萬無一失，在有必要向對方發送傳真前，最好先用對方通報一下。這樣作既提醒了對方，又不至於發錯傳真。發送傳真時，必須按規定操作，並以提高清晰度為要旨。與此同時，也要注意使其內容簡明扼要，以節省費用。組織所使用的傳真設備，應當安排專人負責。無人在場而又有必要時，應使之自動處於接收狀態。為了不影響工作，組織的傳真機儘量不要同辦公電話採用同一條線路。
第三，必須依禮使用。商界人員在使用傳真時，必須牢記維護個人和所在組織的形象問題，必須處處不失禮數。
在發送傳真時，一般不可缺少必要的問候語與致謝語。發送檔案、書信、資料時，更是要謹記這一條。出差在外，有必要使用公眾傳真設備，即付費使用電信部門所設立在營業所內的傳真機時，除了要辦好手續、防止洩密之外，對於工作人員亦須依禮相待。
人們在使用傳真設備時，最為看重的是它的時效性。囙此在收到他人的傳真後，應當在第一時間內即刻採用適當的管道告知對方，以免對方惦念不已。需要辦理或轉交、轉送他人發來的傳真時，千萬不可拖延時間，耽誤對方的要事。