秘書服務禮儀知識

對於直接為領導者服務、代表著組織和組織形象的秘書人員來說,增强禮儀觀念、提高禮儀素養顯得尤為重要。下麵是老資料網小編給大家整理的“秘書服務禮儀知識”,歡迎閱讀,僅供參考。

秘書服務禮儀知識

隨著經濟社會的發展和對外交往的增多,禮儀問題越來越受到黨政機關、企事業單位等各類社會組織的重視。秘書的禮儀修養水准,能使其行為舉止留給人們美好的印象,有助於人們獲得交往活動的成功。囙此,對於直接為領導者服務、代表著組織和組織形象的秘書人員來說,增强禮儀觀念、提高禮儀素養顯得尤為重要。

(本圖轉自360)

秘書服飾禮儀要求

秘書人員的著裝既要體現實用性,也要體現裝潢性,體現個體自身的審美貭素和組織形象。要晝把服飾的自然内容、社會内容、情感内容與秘書公關活動的禮儀内容結合起來,盡可能避免因自己著裝不當而使企業的聲譽蒙受損失。

1、服飾要以簡潔為美

簡潔是當今服飾發展的大方向,服飾越簡潔、越流暢,其美學效果就越好。秘書人員工作比較繁重,服飾過於煩瑣不但不利於工作上輕裝上陣,還會讓人當做花瓶擺設看待。而簡潔的服飾則會給人一種輕鬆、明快之感,有利於人際間的溝通。

2、揚長避短

秘書人員選擇服飾一定要注意揚長避短,儘量避免穿戴與自己體形不協調的服飾,這樣才能充分展示自己身材的長處,使自己充滿自信地出現在各種社交場合。

3、體現個性

人們戲言鞋合不合適,只有脚知道,說的就是著裝要因人而異。一件同樣的衣服穿在不同的人身上會產生不同的效果,這是因為不同的人性格氣質不同造成的。所以,穿什麼衣服應根據個人的特點而定,只有使衣著與自己的年齡、性別、膚色、體形等特點相適應,特別是和自己的性格、氣質、個性特徵相吻合才是得體的。

秘書日常接待禮儀

接待來客是秘書最頻繁的日常事務之一。秘書是代表組織接待來客的,其接待態度如何,直接影響著組織的形象,决定了來客對組織的印象,關係著業務能否順利進行。所以,秘書應當儘量做到讓每一位來客滿意而歸,這就得掌握接待的基本禮節。

一、打招呼

當客人到來時,秘書應馬上停下手頭的工作,抬起頭,禮貌而熱情地招呼來客。打招呼的用語要正式規範。秘書說話時聲音應舒緩,咬字吐音要清楚。表達要簡潔流暢。

二、招待

秘書日常接待的來客大致分事先約好的和沒有預約的兩種。對經過詢問、甄別,沒必要由領導人會見,或經請示後領導人無意會見的來客,秘書可以婉言拒絕。對初次來訪的人,引見時,秘書要走在來客左前方一尺處,並隨時轉頭注意客人,引導方向。

1、座次

秘書引導或陪同客人去面見領導時,到達接待室後應將客人引至上座的位置上。引導就座時,長沙發優於單人沙發,沙發椅優於普通椅子,較高的座椅優於較低的座椅,距離門遠的為最佳的座位。

2、奉茶

上茶應在主客未正式交談前。正確的步驟是:雙手端茶從客人的左後側奉上。要將茶盤放在臨近客人的茶几上,然後右手拿著茶杯的中部,左手托著杯底,杯耳應朝向客人,雙手將茶遞給客人同時要說您請用茶

奉茶的順序:上茶應講究先後順序,一般應為:先客後主;先女後男;先長後幼。

奉茶的禁忌:儘量不要用一隻手上茶,尤其不能用左手。切勿讓手指碰到杯口。為客人倒的第一杯茶,通常不宜斟得過滿,以杯深的2/3處為宜。繼而把握好續水的時機,以不妨礙賓客交談為佳,不能等到茶葉見底後再續水。

秘書電話禮儀

一、接聽電話前

1、準備筆和紙:如果大家沒有準備好筆和紙,那麼當對方需要留言時,就不得不要求對方稍等一下,讓賓客在等待,這是很不禮貌的。所以,在接聽電話前。要準備好筆和紙。

2、停止一切不必要的動作:不要讓對方感覺到你在處理一些與電話無關的事情,對方會感到你在分心,這也是不禮貌的表現。

3、使用正確的姿勢:如果你姿勢不正確,不小心電話從你手中滑下來,或掉在地上,發出刺耳的聲音,也會令對方感到不滿意。

4、帶著微笑迅速接起電話:讓對方也能在電話中感受到你的熱情。

二、接聽電話

1、三聲之內接起電話;

2、主動問候,報部門介紹自己;

3、注意接聽電話的語調,讓對方感覺到你是非常樂意幫助他的,在你的聲音當中能聽出你是在微笑;

4、注意接聽電話的措辭,絕對不能用任何不禮貌的語言管道來使對方感到不受歡迎;

5、轉接電話要迅速:每一位員工都必須學會自行解决電話問題,如果自己解决不了再轉接正確的分機上,並要讓對方知道電話是轉給誰的。

6、電話留言要遵循6原則:何時、何人、何地、何事、為什麼、如何進行等。

三、打電話禮儀

1、確定合適的時間,當需要打電話時,首先要考慮此時此刻對方是否方便聽電話,應該選擇對方方便的時間打電話,儘量避開在對方忙碌或是休息的時間打電話。

2、開頭很重要

無論是正式的電話業務還是一般交往中的不太正式的通話,自報家門是必須的,這是對對方的尊重,即使是你熟悉的人,也應該主動報出自己的姓名,因為接電話方往往不容易通過聲音準確無誤的確定打電話人的身份。

3、通話儘量簡單

在工作電話中一般一個電話最常三分鐘,超過三分鐘應該改成其他的交流管道。

資料標籤: 服務禮儀 秘書
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