【接待日本客戶的禮儀】
1.敲定客戶訪問時間，班機，訪問人員名單，職位，手機號碼等資訊，以便安排相應接待.
2.同客戶商討參觀訪問行程錶，同工廠（公司接待部門）溝通，一切敲定之後，發送郵件貨傳真讓客戶確認，同時讓工廠做好接待準備.
3.安排飯店：和客戶敲定酒店星級，房間（一人一間，還是share room，樓層，吸烟區和非吸煙區等等細節，飯店挑選上要注意，很多飯店號稱5星，結果連3星的水准都沒有，客戶住一個晚上就受不了吵著要換房.一般比較保險是選擇外資管理的飯店，也可以參考攜程等網站的評估决定.）然後就近安排（距離工廠近的地方或者距離機場近的飯店），安排妥當以後，告知客戶具體飯店地址電話.
4.列印訪問行程錶，準備工廠資料和產品資料，客戶所要求的資料等檔案，裝訂.
5.根據客戶的國籍，宗教信仰準備飲食和話題
6.安排接機車輛
【巧施妙招與日本客戶談判】
一、非事務性接觸階段
商務談判中，我們習慣於5~10分鐘寒暄後便進入談判主題，而這對日本人來說是不太合適的。在與日本人談判中，高層官員的作用只是禮儀上的，通常在談判後參加簽署契约。有時，他們也參加早期的非事務性活動，地點選擇在飯館、高爾夫球場等非正式場所。一比特日本高級主管人員說，98%的話題與體育、政治和家庭有關，只有2%和商業有關。許多日本公司有他們高層主官的情况簡歷，我們可以從中獲得資訊。和日本高層首長談話時，說什麼並不比怎麼說重要。日本高層首長往往會對對方公司的正直、可信、履約能力做個整體判斷。另外需要注意一些細節：
（1）名片可以交換也可不交換。當兩方總裁相見時，可以準備好日文名片以備交換。
（2）帶點小禮物是必要的，像印有本公司標誌的鉛筆、領帶及其他裝飾品，但像象徵惡化的裁紙刀、剪綵刀是不合適的。禮物互換只表示心意，太貴重禮物不合適。
（3）在歡迎儀式後表達雙方將來真誠合作的願望是必要的，要注意表達必須間接和暗示。如：我們很高興，將來能對貴公司有所支持；我們以自己產品的高品質而自豪，希望你們能分享；貴公司和我公司很明顯在某些方面有著共同目標。
（4）下麵這些做法是不合適的，比如：如果我們能在價格方面達成協議，那其餘問題是次要的；有關我倆公司的分配計畫會對我們都有利。最後，當高層接觸在我方舉行時，應感謝對方的到來，並接送到飯店，最初的會談最好在客廳氣氛中舉行，而不應在辦公室。要注意的是高層領導並不是討价還价的對象，這不是他們的職能。
在日本，一般行政人員的非事務性接觸典型途徑如下：日本談判將在某個下午較晚時邀請談判對手和介紹人到日本公司見面，在那兒參觀並進行些事務性閒聊，下午6:00左右，日本將建議吃晚飯，通常由他們選擇餐廳和付帳單，你將沒有付款的機會，因為你看不到帳單，此時，商業話題仍不合適。晚飯後，日方將建議到酒吧聊一聊，這樣一直到晚上11:00左右，以安排將來會見的日程。通過這段時間的交流，只有一些模糊的雙方合作意向，值得提醒的是：交換名片是必要的，離開辦公室時贈送點小禮物。
二、事務性資訊交流
（1）表達資訊
日本人列出問題的管道類似於中國舊敘事詩的三段式：情景介紹――詳細描寫――道出主旨，只有經過很長時間說明，才說出自己的目的。其次是提出問題的次數，日本人會不斷地重複問問題，甚至許多人會問同一個問題，通常讓我們發怒，“難道他們不相信我的話。”其實這與日本人集體决定有關，我們要有耐心並準備足够資訊，但也要適時地控制他們的提問。
（1）“我昨天已和某某先生談了這個問題，不過我於重複……”或者“這是我以前講過的同一個問題，但我再重述一下”；
（2）寫下被問的問題，以便與日本人分享；
（3）一般地，重複的問題，第二次回答時花10分鐘，第三次只花1分鐘，當第四次被問時，合適的反應是沉默或轉移話題。
（2）獲得資訊幸運的是你的日本對手重複問你的問題時，會暴露給你更多的資訊，當你從會談紀要上看到，如果日本人6次詢問送貨日程，只有兩次詢問服務契约，那他們看重的是送貨時間。從日本人處獲得的資訊，需要經過認真推敲，如果你問日本人有關你的報價時，他們會說：“噢，它看起來很好。”很可能他們內心認為這很糟，讓我們解釋一下這三條不可測的行為：集體决定，任何人無權代表集體講話；想保持和諧關係；我們不能明白那些微妙的非言請的否定線索，如面部表情、眼神等。要真正瞭解需要建立非正式的交流通路，而這種非正式的交流通路須由較低級行政人員去完成，這也是談判團裡要有低級行政人員的原因之一。
這裡有一個例子說明非正式交流的重要。一家美國大公司尋求和一家日本小公司合作，談判在首長人員之間沒有取得結果，雖然日方首長在許多方面表現出興趣，但似乎仍猶豫不決，美方决定採取“等一看”的戰畧。但6個月後什麼也沒發生，過後，美方公司的低層行政人員受到日方低層行政人員的邀請，一杯茶後，日方解釋了延后的原因，“我有一些事要告訴你，但我的老闆卻不便對你的老闆講”，他講出了價格和公司更名的問題，其實，如早提出，問題早就解决，但是日方認為在談判桌上向一個高地位的買者提出反對是不合適的。